- تعيين دبير علمي
- تعيين دبير اجرايي
- تعيين محل برگزاري همايش
- تصويب جدول زماني (كليات)
- تصويب بودجه
- تعيين جوايز مقالات برتر
- تعيين مدعوين اصلي و شخصيتها
- تعيين محل اقامت شركت كنندگان
- تعيين دستگاههاي مشاركت كننده و همكار
- تنظيم كليات مربوط به پوستر همايش
- تعيين سخنرانان افتتاحيه و اختتاميه
- تصويب كليات مربوط به برنامه هاي جنبي همايش
-تنظيم كليات مربوط به ارائه تسهيلات به شركت كنندگان (اسكان، پذيرايي، پرداخت هزينه اياب و ذهاب، هدايا و...)
-اطلاع رسانی به موقع همایش
نکاتی که در برگزاری همایش باید به آنها دقت کرد:
- قبل از همایش امکان اسکان مسافران را فراهم کنید
- میهمانان با استفاده از فرم ها و از روی لیست های اعلام شده پذیرش شوند
- فرم های نظرخواهی در بین شرکت کنندگان توزیع شود و در پایان همایش نیز دریافت گردد
- در ابتدای ورود میهمانان میتوان کاتولوگ هایی با مضمون اهداف همایش و جدول زمانی و برنامه های همایش در اختیار شرکت کنندگان قرار بگیرد. می توان در این برگه ها موارد دیگری نیز گنجاند که در امور عادی زندگی برای شرکت کنندگان مثمر ثمر باشد.
- در ابتدای مراسم آیاتی چند از کلام الله مجید توسط قاری ممتاز تلاوت شود
- بعد از تلاوت آیات قرآن سرود ملی کشور با صدای رسا پخش شود
- در حین برگزاری همایش امنیت و نظم و آرامش در سالن برقرار باشد
- جایگاه سخنران و مجری باید به اندازه کافی از جایگاه سایر میهمانان بلند تر باشد
- میکروفون و بلندگو ها قبلا تست شده و از صحت کار کردن آنها اطمینان حاصل شود
- سیستم تهویه و سرمایشی /گرمایشی محل برگزاری همایش مناسب آب وهوا و شرایط آب و هوایی منطقه باشد
- خدمات بهداشتی و سلامتی مناسبدر محل همایش در نظر گرفته شود
- امکان دسترسی تمام اعضا به آب آشامیدنی سالم باشد
- سیستم روشنایی جایگاه سخنران و حاضران در سالن متناسب با ساعت برگزاری همایش باشد بطوریکه نوشته را به راحتی بتوان خواند
- قبل و بعد برگزاری همایش، ایاب و ذهاب آسان و سریع در اختیار مهمانان قرار بگیرد
- محل جداگانه ای برای خبرنگاران و روزنامه نویسان تعبیه شده باشد
- گرفتن عکس های مناسب و با کیفیت بالا برای مستندسازی همایش و درج در پوستر های بعدی ضروری است
- عکاسان و در صورت لزوم فیلمبرداران تمام سالن را پوشش دهند و فقط روی جایگاه سخنران متمرکز نشوند
- صندلی باید به اندازه کافی برای جلوس اعضا پیش بینی شده باشد
- برای مهمانان ویژه باید جایگاه خاصی در نظر گرفته شود
- کاغذ و قلم باید در اختیار همه شرکت کنندگان برای یادداشت برداری قرار بگیرد
- باید برخی از امور غیر منتظره مانند کمبود صندلی و یا قعطی سیستم روشنایی و یا تهویه قبل از همایش پیش بینی شده باشد.
- با اداره برق و آب هماهنگی های لازم انجام شده باشد
- حین برگزاری مراسم باید تغذیه و پذیرایی مناسبی صورت گیرد
- امکان استفاد راحت از پروژکتورهای سالن برای سخنرانان باشد
- باید قبل از مراسم افراد خوش برخورد برای خوشامدگویی و راهنمایی و انجام امور پذیرایی آموزش دیده شده باشند و در حین مراسم بر کار آنها نظارت لازم باشد
- بعد از پایان مراسم باید چکیده ای از برنامه ها و موضوعات سخنرانی اعلام شود
- میتوان هدایا و لوح های تقدیری برای تشکر از حضور مهمانان در نظر گرفت
- در پایان مراسم باید گزارش کامل و جامعی از همایش به منظور ارائه آن به مسئول دبیرخانه تهیه شود و مجموعه مقالات ارائه شده برتر در اختیار همگان قرار گیرد